Внедрение «1С:Документооборот КОРП» в ФГУП «Главное Военно-Строительное Управление № 4» объединило 17 филиалов и обособленных подразделений в систему электронного документооборота.

ФГУП «Главное военно-строительное управление №4» относится к комплексу пред-приятий Департамента строительства Министерства обороны Российской Федерации.

Приоритетными направлениями деятельности предприятия являются строительство объектов специального и производственного назначения, обеспечивающих оборону и безопасность государства, обустройство войск, жилищное строительство, строительство социальной инфраструктуры для Вооруженных сил Российской Федерации, фе-деральных органов исполнительной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, общественных объединений и организаций.

В состав предприятия входят 17 филиалов и обособленных подразделений.

Объекты строительства расположены практически на всей территории Российской Федерации – от Калининграда до Камчатки, от Новой земли до Дагестана.

В 2011 году был приобретен ПП «1С:Документооборот 8 КОРП», однако внедрение не было выполнено. Более того, на предприятии до июля 2019 вообще не использовалась система электронного документооборота. С июля 2019 было организовано ведение регистрационных и учетных журналов в электронном виде в формате Microsoft Excel. А в сентябре 2019 года внедрена система электронного документооборота не на платформе «1С:Предприятие 8». Однако необходимого эффекта новая система не давала, и было принято решение внедрить программный продукт «1С:Документооборот 8 КОРП», у которого было несколько ключевых и решающих преимуществ: совместимость с другими программами «1С», широкая распространенность специалистов на рынке, возможность модифицировать функционал программы под конкретные требования предприятия, регулярные обновления и постоянная поддержка.

Удаленность расположения подразделений предприятия способствовала их объединению в единую сети в виде системы электронного документооборота.

Уникальность данного проекта заключается в следующем:

  • Новая система электронного документооборота объединила филиалы и пользователей, расположенных во многих регионах и часовых поясах Российской Федерации.
  • Программный продукт «1С:Документооборот КОРП» успешно заменил используемую ранее СЭД стороннего вендора. Функциональные возможности, используемые подсистемы, гибкость адаптации и модификации позволили успешно провести замену программного продукта на пользу предприятия.
  • Работа с корреспонденцией и организационно-распорядительной документа-цией стартовала спустя всего 1 месяц после старта проекта. Это позволило построить поэтапный переход всех пользователей на использование новой программы.
  • В ходе проекта в состав управления было включено еще одно предприятие, ГВСУ №8, ставшее одним из филиалов. Особенности архитектуры «1С:Документооборот» позволили без дополнительных настроек наладить работу более 500 новых пользователей в системе электронного документооборота.
  • Работа в условиях коронавирусных ограничений – активная фаза внедрения частично выпала на март-апрель 2020 года, когда вводились ограничения на работу учреждение, а в регионе внедрения (Краснодарский край) даже на передвижение между населенными пунктами. Пришлось адаптироваться к новым условиям, менять структуру проекта, чтобы все ограничения не сказались на сроках и результатах.
  • Для подтверждения действий пользователей в программе был реализован автоматически накладываемый на файлы штамп простой электронной подписи (ПЭП), который впоследствии включил в себя не только информацию о подписании, но и о всех согласовавших конкретный документ лицах. Штамп накладывается автоматически на файлы форматов pdf, jpg, png. А также система автоматически преобразовывает шаблоны документов в формате docx и сохраняет версию со штампом в неизменяемом pdf-формате.

В результате внедрения программного комплекса были полностью автоматизированы следующие блоки:

  • Обработка входящих документов;
  • Подготовка и обработка исходящих документов;
  • Подготовка и обработка внутренних документов (приказов, распоряжений, служебных записок);
  • Контроль исполнения документов и поручений (на базе механизма Мероприятий);
  • Подготовка, согласование и утверждение заявки на закупку материалов (оборудования);
  • Подготовка, согласование и утверждение технических заданий;
  • Подготовка, согласование и утверждение проекта договора/дополнительного соглашения к договору;
  • Учет Государственных контрактов (на базе механизма Проектов).

Система передана в промышленную эксплуатацию. Запланированы новые блоки для автоматизации и масштабирование уже запущенных блоков.

В рубрике

Добавить комментарий